仕事のミスを防ぐためのTips

最近考えることとか覚えることが多くて。
仕事中に脳味噌がヒリヒリします。。
聞いた事でも忘れそうだし、前回のミーティングの日を聞かれても即答できない。
いよいよ私の脳味噌はキャパオーバーを迎えようとしています。
そんな私が今やっている、仕事のミスを防ぐためのTipsを紹介します。

目次

To doがらみのメールは全部プリントアウトして読む

エコじゃ無いのですが、今は仕方ないと割り切って。
やらなきゃいけない事が書いてありそうなメールは全部プリントアウトして
紙ベースで読んで確認しています。
驚いたことに、「納品日調整」という、たったそれだけの仕事なのに
PC画面では理解できていませんでした。
プリントアウトしたメールはそのままTo doリストの代わりにもなるので
できた仕事は「Done」と書いていくと気持ちもよくなりますのでお勧め。

何度も読み返す資料は場所を決めて保管

見積や価格表など、ある程度普遍的で何度も確認する書類は
プリントアウトして、保管する場所を決めました。
やってる方多いと思いますが、私これやってなかったんですよ。。
今まではそれでも良かったんですが
これだけキャパオーバーになっている今は
書類を探す時間ですら惜しく、焦ります。
場所を決めておくと、ここにあるという安心感がありますので
ちょっと心が楽になります。
早くやっとけば良かった。

メールの添付文書は、最近使ったファイルから選ぶ

メールに文書を添付する時って
1.文書を作成して保存
2.保存したフォルダ内を検索して添付
ってやってたんです。地味に面倒でしたが、最近気づいた便利な方法!
それは
「最近使ったファイルから選ぶ」です。

これを使うと、いちいち文書を探して色々な画面に行くことなく
outlookの画面だけで文書の添付が可能です。楽。

これから試したいこと outlookメール自動振り分け

電話よりメール、Teams chatの割合が増えてきましたので
メールの件数が爆増してます。
電話、、人の声が聞けて結構なごむんですけどねぇ。

メールを探すのって結構大変ですので、
outlookメール自動振り分けを使うことにしました。
上司、重要得意先のフォルダを作って管理します。
メールの見落とし、本当にありますので。
でもこういったことに自分の頭を使う余力は無いので
できるだけITの力をかりて乗り切っていこうと思います!

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共にできるだけ労力をかけずに
重要な仕事に集中できるよう環境を整えましょう!

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